La filiera alimentare, per le peculiarità dei prodotti che la costituiscono, è molto delicata ed instabile sia per quanto riguarda il mercato di vendita dei prodotti finiti che quello dell’approvvigionamento delle materie prime.
Nel corso degli anni sono stati sviluppati metodologie e strumenti per migliorare la governance di questo settore con il particolare focus sul mitigamento del rischio collegato ai fornitori di materie prime (raccolti variabili in funzione delle stagioni climatiche, fornitori con strutture piccole, rischi di sofisticazione o inquinamento alimentare, qualità dei prodotti, etc..).
L’introduzione della tracciabilità alimentare, cioè la possibilità di tracciare ogni alimento o sostanza che venga utilizzata per il consumo, e tutti i processi che questi abbiano subito, ha indubbiamente contribuito al miglioramento della sicurezza alimentare, della gestione delle scorte e al rafforzamento delle relazioni di filiera.
Anche il mercato dei consumatori si è evoluto e, prima di acquistare un prodotto, sono molti i consumatori che si informano sull’origine delle materie prime e sui processi di trasformazione, facilitati, sempre più frequentemente, da soluzioni tecnologiche innovative quali QR code e blockchain. Per questo per le aziende del settore Food & Beverage è diventata fondamentale la gestione del rischio e la compliance dei fornitori rispetto ai temi ESG (Environmental, Social and Governance).
Le aziende hanno un potente strumento per raggiungere e difendere i propri obiettivi ESG: il Vendor Management
Cos’è il Vendor Management? A cosa serve?
Con la definizione di Vendor Management si intende l’insieme di attività che in azienda si svolgono per individuare, qualificare, gestire e valutare i fornitori.
I fornitori sono un asset importantissimo per l’azienda e quindi è fondamentale selezionarli con attenzione e monitorare le loro performance, per garantire un processo di miglioramento continuo della qualità dei prodotti.
Gestire in modo corretto i fornitori consente un più facile raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Una delle fasi più delicate del processo di Vendor Management è sicuramente la qualificazione, momento in cui l’azienda definisce il “profilo” dei suoi fornitori, in coerenza con i valori e obiettivi aziendali.
Come identificare i fornitori giusti?
Per la costruzione di un modello di qualificazione dei fornitori efficace occorre per prima cosa classificare l’acquistato per classi merceologiche e successivamente identificare quelle che, per volume, per complessità di mercato e tipologia di prodotto, si ritiene siano più strategiche o rischiose.
Dal momento che il processo di qualificazione è articolato, in alcuni contesti, potrebbe essere conveniente iniziare a svilupparlo solo per le classi merceologiche più strategiche e rischiose.
All’identificazione delle categorie merceologiche su cui avviare il processo di qualificazione, segue l’identificazione dei KPI da utilizzare per la valutazione delle candidature dei fornitori.
Se l’azienda si è data obiettivi particolari in termini di sicurezza alimentare e compliance con i temi ESG, questa è la fase più delicata del processo, in quanto occorre individuare con attenzione su quali parametri qualitativi e quantitativi valutare il potenziale nuovo fornitore.
Per la qualificazione dei fornitori del settore Food & Beverage è determinante la presenza di sistemi di tracciabilità e rintracciabilità delle materie prime, con particolare attenzione alle origini.
Spesso le materie prime alimentari provengono da paesi caratterizzati da situazioni ambientali, economiche e sociali difficili (tutele diritti umani, sicurezza lavoro, ambiente, anticorruzione, etc..) che potrebbero compromettere la compliance rispetto ai temi ESG, oltre al rischio legato alla logistica di trasferimento dal paese di raccolta a quello di utilizzo (deperibilità, modalità di conservazione durante i trasferimenti, etc..).
La definizione dei parametri valutativi, in taluni casi, non è semplice in quanto le dimensioni da misurare sono di difficile definizione e i fornitori, talvolta, non sono attrezzati per rispondere alle richieste. In questi casi occorre fare un’attenta analisi dei parametri corretti al fine di individuare la soluzione migliore che consenta di qualificare i fornitori, garantendo nel contempo una mitigazione del rischio.
Inoltre, nel caso in cui l’azienda acquisti semilavorati è necessario definire anche i parametri di valutazione relativi ai processi di lavorazione utilizzati in modo da intercettare, anticipatamente, eventuali rischi derivanti dall’utilizzo di macchinari, strutture produttive, forza lavoro, materiali ausiliari, etc..
Definiti i parametri si devono identificare i valori minimi al di sotto dei quali i fornitori non possono essere qualificati e l’eventuale documentazione a supporto delle informazioni richieste.
Il mercato offre svariate soluzioni digitali (piattaforme e portali) per il governo del processo di Vendor Management che consentono la raccolta e la validazione delle informazioni raccolte. Sebbene la digitalizzazione di questi processi sia un elemento di facilitazione, la validità del sistema è comunque strettamente legata alla individuazione dei parametri di qualificazione e alle metriche di valutazione.
La qualificazione di un fornitore è garanzia delle performance?
I mercati sono in continua e veloce evoluzione pertanto occorre periodicamente verificare che i fornitori qualificati mantengano i requisiti minimi e, qualora così non fosse, è necessario sospenderli ed eventualmente intervenire per la correzione delle non conformità.
E’ inoltre fondamentale valutare periodicamente il livello delle performance dei fornitori al fine di:
- verificare il rispetto degli standard qualitativi richiesti
- definire il piano strategico aziendale sul parco fornitori,
- orientare decisioni sullo sviluppo dei fornitori
La verifica delle performance (Vendor Rating) presuppone la definizione di KPI (rispetto, consegne, qualità prodotto, rispetto procedure tracciabilità, qualità della documentazione di origine prodotto, etc..) che sono utilizzati per valutare le singole prestazioni del fornitore.
La valutazione congiunta dei risultati del Vendor Rating con il mantenimento dei requisiti di qualifica determina il “valore” del fornitore e rappresenta un indicatore oggettivo sulla affidabilità del fornitore in relazione ai parametri identificati a monte del processo di Vendor Management.
Per le aziende che hanno come obiettivo il miglioramento della sostenibilità il Vendor Management è dunque uno strumento potente, in quanto la corretta e completa valutazione dei fornitori consente di costruire una gerarchia a cui far corrispondere specifiche strategie di gestione fornitori.
Sarà così possibile distinguere i fornitori occasionali da quelli continuativi, privilegiando quelli strategici con cui affrontare progetti di sviluppo e crescita delle relazioni per il raggiungimento degli obiettivi, non solo logistici e qualitativi, ma anche ESG.
Il team della practice Food & Beverage è in grado di supportare le aziende del settore nel processo di Vendor Management ed accompagnarle nel processo di sviluppo del proprio business nel rispetto degli obietti aziendali di governance dei fornitori e sosteniblità.
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